Đây là bài học #5 trong series chia sẻ về những bài học tôi đã học một cách không dễ dàng trong sự nghiệp.
Có một tiếng nói có trọng lượng và được người khác nhìn nhận đúng đắn và tích cực, khi cả khi bạn còn chưa có nhiều kinh nghiệm tại nơi làm việc là nỗi trăn trở của tôi kể từ ngày mới đi làm.
Nếu bạn đã từng cảm thấy mình làm việc tốt nhưng hình như không có ai biết, hay ý kiến của bạn không được đánh giá cao thì tôi hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn xây dựng được "visibility" hay tạm dịch là sự hiện diện của bạn trong công việc.
I. Rào cản cần vượt qua
Nếu nhìn lại, tôi đánh giá rào cản về tâm lý là thứ đầu tiên ai cũng phải vượt qua. Năm đầu mới đi làm, tôi đã từng cảm thấy tiếng nói của tôi luôn chìm nghỉm trong mỗi cuộc họp.
Nếu bạn từng cảm thấy khó khăn khi đưa ra ý kiến hay câu hỏi, và chỉ trả lời khi được hỏi đích danh hay trong các cuộc gặp 1:1 hay 1:2 thì bạn không phải là người duy nhất gặp vấn đề này. Rất nhiều gặp khó khăn và lúng túng không biết cất tiếng nói lên như thế nào, bởi một phần là vì họ cảm thấy trong cuộc họp đó toàn người giỏi và người khác đã nói hết những gì họ đã muốn nói; hoặc bạn cứ chờ và lắng nghe người khác nói, đến lúc muốn nói thì lại sợ sai hay chần chừ không cất lời, sau đó cuộc họp chuyển sang vấn đề thảo luận khác.
Ngoài các chủ đề về công việc, nhiều bạn cũng từng gặp vấn đề tương tự trong việc nói chuyện giao lưu (social networking) ngoài lề. Trong các buổi ăn uống cùng với đội nhóm, có bản cảm thấy phần nào lạc lõng do cứ ngồi nghe người khác kể bao nhiêu chuyện thú vị và hài hước, trong khi cảm thấy mình không nói được cái gì hay. Cảm thấy mình không cool, không fun.
Rất nhiều người đã từng kết luận bản thân họ là người hướng nội hay mới đi làm cần phải khiêm tốn hay tuổi đời làm việc còn trẻ... để đưa ra những lý do nghe có vẻ hợp lý về việc tiếng nói của họ không có nhiều trọng lượng trong nơi làm việc.
Tôi cũng đã từng là một người như thế. Cho đến một ngày, một cú hít đánh thẳng vào tôi và tôi nhận ra mình phải thay đổi.
Tôi trước đó vẫn nghĩ dù mình không có nhiều visibility, nhưng miễn là mình hoàn thành mọi công việc một cách chăm chỉ và đúng giờ, thì mọi thứ sẽ ổn cả. Và tôi đã đặt hết sự kỳ vọng vào đánh giá của người quản lý trực tiếp. Tôi tin rằng mình làm việc rất tốt, thì manager của mình sẽ thấy được điều đó.
Nhưng sau 6 tháng làm việc, tôi cực kỳ ngạc nhiên khi nhận được đánh giá về chất lượng công việc không tốt như tôi nghĩ. Một trong những feedback lớn nhất tôi nhận từ quản lý đó là "lack of curiosity about X problem", "need to be more inquisitive and ask questions to validate the information". Và bởi vì sự "ngại" giao tiếp và biểu đạt ý kiến của bản thân, tôi cũng không nhận được đánh giá chi tiết từ đồng nghiệp (peer reviews) để có thể cân bằng các ý kiến đánh giá từ nhiều bên.
Sự kiện đó có nhiều ảnh hưởng đến tôi, và một nhân tố quan trọng dẫn tôi đến sự thay đổi.
Bởi vậy điều đầu tiên bạn cần phải vượt qua đó chính là rào cản về suy nghĩ.
Để vượt qua rào cản này, bạn hãy nhớ điều quan trọng sau đây:
Building your visibility is learn how to show up. It's different from showing off.
Một phần do môi trường sống và văn hoá, người châu Á thường có xu hướng khiêm tốn về những thành tựu hay việc họ đã làm được. Điều đó không có gì xấu nhưng ở trong một trường làm việc quốc tế, đặc biệt là các tập đoàn lớn có tính cạnh tranh cao và nhiều người giỏi, thì việc bạn "show up" cách suy nghĩ, kiến thức, kinh nghiệm, quy trình làm việc và giải quyết vấn đề là một trong những kỹ năng tôi đánh giá là quan trọng nhất để có thể thành công và thăng tiến nhanh.
Đây là một kỹ năng ai cũng có thể học và luyện tập để có được. Kỹ năng này hoàn toàn khác với việc "show off" hay còn gọi là khoe khoang, thổi phồng hay nói quá về bản thân. Để hiểu rõ nhất sự khác biệt thì hãy luôn ghi lại câu này:
"It's not bragging if it's based on facts" - From #IamRemarkable workshop empowered by Google.
Nếu những gì bạn chia sẻ là đúng sự thật thì đó không phải là khoe khoang. Bởi vậy hãy học cách cởi mở với những việc mình đã làm được và đang làm để chia sẻ với người khác.
II. Phương pháp luyện tập
Đây là bài viết dành cho Paid Members. Để tiếp tục đọc bài viết, mời bạn hãy subscribe để ủng hộ tác giả.
Ngoài ra, bạn có thể đọc thêm các bài học trước tôi đã chia sẻ (For All Members):
Bài học #1 về Quản Lý Sự Kỳ Vọng tại đây
Bài học #2 về Đàm Phán Job Offer tại đây.
Bài học #3 về Giá trị bạn tạo ra mỗi giờ tại đây.
Bài học #4 về Xây dựng support network tại đây.
Như tôi đã nói đây là một kỹ năng vô cùng quan trọng mà ai cũng có thể luyện tập để có được. Theo kinh nghiệm của tôi, bạn có thể bắt đầu với các bước như sau:
- Đi tìm tiếng nói cho chính bản thân bạn:
Không ai ngoài chính bạn là người hiểu rõ bản thân mình nhất. Bởi vậy bước đầu tiên hay nghĩ đến competitive advantage của chính mình:
"Nếu bạn muốn được người khác biết đến bởi 3 thứ, đó là 3 thứ gì?"
Một số bạn tham dự coaching với tôi, chia sẻ là em không biết em giỏi cái gì nên chưa trả lời được. Nên tôi nhấn mạnh thêm rằng 3 yếu tố này có thể thay đổi theo thời gian, bạn nên bắt đầu với 3 thứ bạn muốn được biết đến trong công việc hiện tại.
Ví dụ: Nếu bạn là intern, bạn muốn trong 3 tháng làm việc, bạn sẽ được biết đến 3 yếu tố cơ bản như sau:
- Đúng giờ
- Ham học hỏi
- Có kỹ năng sử dụng excel tốt
Trong các công việc mà bạn làm, bạn sẽ luôn hành động để thể hiện được mạnh mẽ 3 yếu tố đó.
- Tạo dựng niềm tin trong đội nhóm:
Sau khi đề ra 3 yếu tố bạn muốn được biết đến, hãy bắt đầu hành động và chia sẻ quá trình bạn suy nghĩ về vấn đề, lên kế hoạch giải quyết và kết quả theo từng giai đoạn của dự án.
Để tạo dựng niềm tin và tin tưởng với quản lý và đội nhóm, bạn cần thường xuyên chia sẻ với họ quá trình làm việc của bạn, thay vì chờ đến lúc có kết quả cuối cùng mới chia sẻ. Lý do:
- Phần lớn các công việc đều có tính chất teamwork cao nên bạn chia sẻ càng sớm, càng nhận được feedback sớm và hạn chế rủi ro khi mắc lỗi mà bạn không biết do thiếu kinh nghiệm hay công việc bạn làm có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp lên người khác.
- Việc chia sẻ những thành công hay thất bại ban đầu (early win or failure) đều là những bài học (key lessons) hay thông tin hữu ích (insight) để tất cả mọi cùng học với nhau. Nên kết quả cuối cùng không hẳn là điều quan trọng nhất.
- Quy trình làm việc và xây dựng các công cụ hỗ trợ là một trong những yếu tố then chốt nên việc bạn chủ động chia sẻ cách bạn đang giải quyết vấn đề (chứ không chỉ trình bày vấn đề hay kết quả của nó). Việc "scale" hay còn gọi là nhân rộng quy trình ở quy mô lớn hơn là điều rất quan trọng. Thế nên để có một quy trình làm việc hiệu quả thì quá trình đó cần được thay đổi và sửa nhiều lần sau mỗi lần thử nghiệm. Bởi vậy đừng đánh giá thấp việc chia sẻ cách giải quyết vấn đề.
- Tạo dựng danh tiếng bên ngoài đội nhóm:
Tiếng nói và danh tiếng của bạn cũng có sự ảnh hưởng bởi 1) những người làm việc với bạn, nhưng không cùng phòng ban và 2) quản lý cấp cao phía trên quản lý của bạn.
Bởi vậy, nếu bạn chỉ tập trung vào xây dựng tiếng nói với những người trong team là chưa đủ. Bạn cần chủ động tìm kiếm những cơ hội để chia sẻ ở môi trường rộng hơn với nhiều người hơn.
Nhiều bạn có thể sẽ cảm thấy rất ngại khi phải chia sẻ trước đám đông về những dự án bạn đang làm, nhưng đây là cơ hội tuyệt vời để tiếng nói của bạn có thể lắng nghe bởi những cá nhân khác.
Ngay từ những giai đoạn đầu, bạn có thể học cách tham dự các sự kiện họp mặt của công ty, các cuộc thường niên hay hàng quý. Hãy luôn chuẩn bị trước 3 điều để có thể tự tin trong mỗi dịp này:
- Đọc trước nội dung agenda, và chuẩn bị ít nhất 2-3 câu hỏi
- Học cách viết 1 elevator pitch về công việc bạn đang làm hiện nay trong 2 đến 3 phút, và luyện tập để chia sẻ một cách tự tin bất cứ lúc nào khi được hỏi đến.
- Lắng nghe và ghi nhớ một số ý chính khi sự kiện diễn ra, và đặt câu hỏi tại chỗ nếu có.
Trong các dịp gặp mặt mang tính chất giao lưu (sự tiệc tối, ăn trưa, team outing). Hãy luôn chuẩn bị trước:
- 2-3 câu chuyện về những hoạt động bạn yêu thích và có thể nói ít nhất 3-10 phút về nó:
- Quyển sách bạn đọc hay bộ phim bạn xem gần đây
- Hoạt động thể thao hay giải trí bạn ưa thích
- Một interesting fact mà bạn mới học được sau khi xem/nghe/đọc của ai đó/ở kênh nào đó
- Chuẩn bị 5-6 câu hỏi để có thể tự tin hỏi người khác. Các bạn nên nhớ người khác rất thích được nói về bạn thân họ nên biết cách đặt câu hỏi để họ trả lời là một cách tốt nhất để họ có thiện cảm với bạn.
- Hỏi về công việc hay cuộc sống hiện tại
- Hỏi về kế hoạch của họ tuần vừa rồi, hay dự định sắp tới
- Offer small help - Suy nghĩ xem bạn có thể hỗ trợ họ theo cách nào đó không? Ví dụ bạn biết 1 cửa hàng này bạn sản phẩm mà họ đang tìm kiếm, hay giới thiệu/kết nối họ với một người khác mà bạn biết có thể giúp họ giải quyết vấn đề họ đang có?
III. Kết luận
Có rất nhiều cách để bạn có thể xây dựng được tiếng nói trong tổ chức nơi bạn đang làm, nhưng tôi muốn nhấn mạnh đến việc vượt qua rào cản về suy nghĩ và luyện tập để sử dụng tiếng nói của bạn tại nơi làm việc.
Khi nhận ra rằng chia sẻ không có nghĩa là khoe khoang, và ý kiến của bạn được người khác lắng nghe và đón nhận một cách tích cực sẽ là một nguồn động lực vô cùng lớn để bạn phát triển cá nhân và sự nghiệp.
Tôi chúc bạn tìm được tiếng nói của bản thân và xây dựng được sự hiện diện tích cực trong công việc.
Thương mến,
Anh Thư
Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này,
Trong bài viết tới, tôi sẽ chia sẻ về bài học #6 về Thành thạo ngôn ngữ thứ 2 tạo lợi thế trong công việc.
Written by
